Zuallererst muss der Text an beliebiger Stelle einmal geschrieben und mit einer neuen Absatz- oder Zeichenvorlage belegt werden. Dazu markiert man den Text und klickt bei den Formatvorlagen (Register Start) auf das Icon mit dem Strich und Pfeil nach unten.
Formatvorlagen
Dort wählt man Formatvorlage erstellen und klickt auf den Button Ändern...
neue Formatvorlage erstellen
Dort gibt man einen beliebigen Namen, unter dem der Text später referenziert werden kann, ich habe den mal VAR_Kunde benannt. Bei Formatvorlagentyp wählt man Zeichen ("Absatz" geht auch, "Verknüpft (Absatz und Zeichen)" funktioniert nicht!) und klickt auf OK.
Nun kann man an beliebiger Stelle auf dieses Zeichenformat verweisen. Dazu markiert man einfach die Stelle, wo man einen Verweis einfügen will und wählt im Ribbon Einfügen bei Schnellbausteine die Funktion Feld.
Feld einfügen
Im darauf erscheinenden Fenster wählt man links StyleRef und in der Mitte dann das vorher definierte Zeichen- oder Absatzformat und klickt auf OK.
StyleRef Format definieren
Nun wird der Text an dieser Stelle eingefügt:
Text mit StyleRef
Ändert man den Firmennamen oben, wird dieser unten automatisch aktualisiert. Dazu muss das Feld jeweils aktualisiert werden. Dies geht auf zwei Varianten: am einfachsten, indem man mit Ctrl+P einfach kurz den Drucken Dialog aufruft und mit Esc wieder schliesst. Alternativ kann man mit Ctrl+A den gesamten Text markieren und mit F9 die Felder aktualisieren.
Wird ein Zeichenformat mehrfach definiert, wird stets die letzte Definition vor der Stelle, an der die Referenz eingefügt wird, verwendet. Ein StyleRef auf "Überschrift 1" verweist so also beispielsweise immer auf die Überschrift, in der sich der aktuelle Absatz gerade befindet.